Kommunikation – Inte alltid en lätt sak

post-it-notes-1284667_1920

Hur kan vi bli bättre på att kommunicera med varandra?

Nyligen så hände två saker som fick mig att fundera på det här med kommunikation. Varför är det så svårt och vad är orsaken till att kommunikationen ibland inte fungerar?
Den ena händelsen var att jag beställde montage av en whiteboardtavla på mitt jobb. Vi har ett system, en portal, för att beställa olika uppdrag som montage av något, flytt, byte av lysrör etc.

Toppen! Beställningen ska göras via denna portal. Uppdraget går till en utförare inklusive ev övrig information som beställaren skrivit. I mitt fall så hade jag skrivit vilka dagar jag fanns på plats den veckan och att man skulle kontakta mig på det angivna telefonnumret för att komma överens om en tid för uppsättning. Jag ville nämligen vara med för att försäkra mig om att tavlan hamnade på rätt plats i rummet. Under en av de dagarna som jag inte är på plats så får jag ett sms att min tavla nu är monterad.

Den andra händelsen uppstod efter att jag varit på en hälsokontroll på jobbet. Jag skulle få resultatet av ett prov hemskickat till mig. Jag talade om att jag inte bara ville veta om det var normalt utan även vad värdet var. Inga problem, sa sköterskan, jag skriver det i informationsrutan till läkaren. Igår kom ett kuvert med en anteckning från läkaren med beskedet ”provet visade normalt värde”. Alltså, inget om vad värdet var.

Uppenbarligen så fungerade inte kommunikationen särskilt bra i de här två fallen. De är inte unika på något sätt. När informationen ska tas sig igenom flera system och människor så blir det ofta fel. Informationen når inte fram och uppfyller inte det avsedda syftet.

Jag funderade på vad jag kunde ha gjort bättre. I fallet med provsvaret så tror jag inte att jag kunde ha gjort så mycket annorlunda. Det var inte jag som skötte eller ansvarade för kommunikation utan jag kunde bara framföra min önskan till sköterskan som vidarebefordrade den enligt deras rutin.

I fallet med whiteboarden så tyckte jag att jag var mycket tydlig men kanske var det ändå inte tillräckligt. Jag kunde uttryckligen ha skrivit att jag inte ville att tavlan skulle sättas upp under de dagarna när jag inte var på plats och anledningen till det.

Dessa händelser fick mig i att i flera dagar fundera på kommunikation. Hur många gånger tänker vi inte ”varför förstår du inte vad jag menar?”, ”jag som är så tydlig”. Hm, men är vi verkligen det?

Det finns mycket att säga och skriva om kommunikation och en sak är säker. Den kan nästan alltid bli bättre

Hur kan vi tänka generellt när vi kommunicerar med andra människor?

Det finns några saker vi behöver tänka på.

För skriftlig kommunikation men även för muntlig:

  • Vad är det jag vill kommunicera och är det tydligt definierat hos mig själv?
  • Vad är syftet med det du vill kommunicera? Är det tydligt för mig själv?
  • Är det jag kommunicerar tydligt för andra?
  • Är det jag vill förmedla lätt att förstå?
  • Är det jag vill förmedla beskrivet på ett enkelt sätt?
  • Har jag minimerat risken för att mitt budskap inte ska missförstås?
  • Har jag förmedlat mina förväntningar?
  • Har jag med all nödvändig information?
  • Har jag tagit bort eventuell onödig information?

När du kommunicerar direkt med andra människor så behöver du också tänka på:

  • Är det du säger i kongruens med ditt kroppsspråk, ditt tonläge och mimik?
  • Kommunicera direkt, eller så fort som möjligt, i samband med en händelse.
  • Prata gärna i positiva termer om det är möjligt
  • Om du inte förstår, fråga
  • Var öppen för att vi är olika, tänker olika och har olika erfarenheter och bakgrund

Kommunikation i en grupp

  • Har gruppen samma mål?
  • Har gruppen lärt känna varandra?
  • Känner alla sig trygga i gruppen?
  • Har vi spelregler?
  • Har vi kommit överens om hur vi ska kommunicera?
  • Vågar gruppen vara ärlig i sin kommunikation med varandra?
  • Kan vi ge varandra feedback?

 

Vill du och dina medarbetare bli bättre på att kommunicera effektivare med varandra? Hör av dig till mig så pratar vi om vilka behov och önskemål ni har och så kommer vi överens om hur jag kan hjälpa er.

Marie

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *